När jag nu på morgonen skulle byta namn på en fil som av Google fått namnet ”Namnlöst dokument” så blev jag varse att det var sista dokumentet i den kategorien för 2025 som jag satte mitt dokument-ID till.
Jag har idag 11 kategorier som med min egenutvecklade metod, sedan decennier tillbaka, medfört att jag inte använder mappar för att sortera mina filer, utan kan ha alla filer i en och samma mapp.
Metoden bygger på följande metod att före själva filnamnet placera mitt dokument-ID enligt följande standard
XXXXyy-99 Filnamn.yyy
XXXX är förkortningen på en kategori, exempelvis mina initialer (RIG), en förening typ Taubesällskapet i Dalarna (TSID). Jag försöker hålla mig till tre tecken samt versaler per kategori.
yy är årtal som numera är 26
– bindestreck för att skilja år från löpnummer
99 är ett löpnummer från 00 till 99. Jag har ännu inte behövt fler än hundra löpnummer för en kategori under ett år. Men för ett företag eller större organisation så kan löpnummer löpa från 000 till 999.
Filnamnet är vad vi alla brukar döpa våra dokument till, exempelvis ”Projektplan”.
Just Projektplan är ett utmärkt exempel på när ett dokument sparas i flera versioner under ett år. Tack vare dokument-ID så kan alla projektplaner existera i samma mapp/folder och dels ses i rätt kronologisk ordning samt att man kan söka på ordet ”Projektplan” i mappen och hitta rätt version om det är senaste eller en tidigare version.
Alla filer definieras av vilken typ av fil det handlar om efter punkten i filnamnet. Exempelvis docx, docs, pdf eller jpg för foton. Även denna sista delen av filnamnet är således en sorterings- eller sökordning i en mapp.
Nu blev det här inlägget ett blogginlägg, men om jag hade sparat texten som ett Google dokument så hade filen hetat
”RIG26-00 Om namn på filer.docs”
Jag kanske ska tillägga att jag sedan länge gett upp att försöka införa min standard på fotografier.
Verksamhetsfilosofen 