Föreningar och dokument

Jag är just nu med i fyra föreningar och dessutom ledamot i styrelsen för två av dem.

I de två styr­else­upp­drag­en är jag sekreterare. När jag blir invald i styrelser så er­bjud­er jag mig alltid att bli mötessekre­terare. Ett erbjudande som alltid går igenom och blir mer eller mindre en permanent syssla som jag dessutom inte har något emot. Dessutom har jag märkt genom åren, att i princip ingen frivilligt vill ta den sysslan.

Varför jag erbjuder mig, beror på att jag har lång erfarenhet av sysslan i kombination med gedigen erfarenhet av IT och dokumenthantering. Att jag dessutom har en väl utarbetad metodik medför att protokollet kan distribueras redan nästa dag. Är mötet dagtid så mejlar jag protokollet redan samma dag.

En viktig detalj är att jag tidigt föreslår att all dokumentation som ska distribueras och behandlas vid möten ska vara i pdf-format. På så sätt kan vem som helst skapa och skicka runt dokumentation oavsett vilken dator, operativsystem eller ordbehandlare, som denne förfogar över. Det medför att alla kan öppna och läsa samt skriva ut egna kopior på den egna skrivaren där hemma.

En annan effekt blir att hela dokumentet inte går att förvanskas avsiktligt eller av misstag till skillnad mot exempelvis Word- eller Excel-format plus att originalet blir kvar hos författaren. Automatiskt äger då varje skribent dokumentet och ingen annan, vilket är viktigt.

Även om man ibland är fler som skriver i samma dokument så är det alltid den som delat ut behörigheter att kunna redigera som fortfarande äger dokumentet.

Ett tips i det samman­hang­et är, att alltid dela ut behörigheter att redigera i en kopia utifall någon råkar ta bort (deleta) fel texter eller illu­stra­­tioner.

En viktig detalj när jag erbjuder mig att skriva protokoll vid möten är att jag alltid erbjuder mig sysslan vid nästkommande möte. Anledningen är att förberedelser är A och O för att skapa snygga och väl­for­muler­ade mötesprotokoll. Bland annat måste agendan vara distribuerad i god tid av ord­för­anden innan, eftersom den styr hur protokollet och mötet fortskrider. Att sedan skriva rent protokollet blir då som att rätta ett tidigare färdigt protokoll.