It-cheferna kastar in handduken skrev Lars Danielsson i Computer Sweden den 2:a mars och jag är inte förvånad. Våren 2008 skrev jag min bok “Kvalitetsutveckla med SharePoint 2007” och definierade “Originalprincipen” i ett försök att skapa förståelse för grundproblemet. Nedan har jag klippt in en del av bokens innehåll med en förhoppning om att du förstår vad jag menar.

Den explosionsartade ökningen av datamängderna beror på alla dessa bifogade bilagor där illa skapade Word-filer troligtvis är merparten av dessa bilagor. Med illa skapade menar jag illustrationer i Bitmap-format som får Word-filer att snabbt bli knökstora filer. Visserligen blir problemet mindre med tiden eftersom Word blivit bättre på bildhantering från och med version 2007. Men grundproblemet finns kvar, bilagorna!

Hur lär man alla mejlanvändare att istället för infogade bilagor skicka länken till dokumentens originalplats på nätet? Det kommer att ta tid på grund av att ingrodd ovana plus okunnighet om bättre lösningar är bovarna i dramat.

SharePoint, Molnet, Skydrive med flera är platser där filer kan placeras i sitt original och därmed bli länkbart förutsatt att man dessutom kan och förstår problematiken med behörigheter och läsrättigheter.

Vad menar jag med Originalprincipen?

I dagens läge skickas dokument runt om i världen i form av bilagor till E-post som ett etablerat och vedertaget sätt att sprida och informera vänner, kollegor och andra.

Denna metod medför att ingen egentligen vet vilket dokument man själv har eller har fått skickat till sig eller om det gäller som senaste version eller inte. Vidare medför E-postsystemens funktionalitet att ett och samma dokument lagras var för sig i varje Inkorg som dokumentet har sänts till.

Problemet förvärras ytterligare av att de flesta mottagare av nämnda dokument sparar ner dokumentet någonstans och dessutom även ändrar innehållet utan att returnera dokumentet till den ursprungliga författaren och troliga ägare av dokumentet.

Originalprincipen finns helt enkelt inte inom dagens IT. Om man är elak kan man till och säga att den missbrukas mot bättre vetande. Helt ove­tande bidrar vi alla till ett kaos som bara kan betraktas som anarki.

Definition

Du ska alltid i alla lägen sträva efter att använda originalet av ett elek­troniskt hanterat dokument i dina roller som läsare och författare så att du aldrig riskerar att utgå från en utgången kopia eller version.